Taşeron Sözleşmesi ve Hakedişi
Taahhüt bazlı iş yapan işletmeler, ihaleler yoluyla iş aldıkları kurumlarla ilişkilerini belirli kavramlarla tanımlamaktadır. Özel sektörde bu kuruma "İşveren," kamu sektöründe ise "İdare" denir. Bunun yanı sıra, iş ilişkileri genellikle "Ana Yüklenici" ve "Alt Yüklenici" terimleriyle de tanımlanır.
İş İlişkisi ve Sözleşme Süreci
Bir işin gerçekleştirilmesi için, işi yaptıracak olan kurum ile işi yapacak olan taşeron arasında bir sözleşme imzalanır. Ana yüklenici açısından bakıldığında bu sözleşme "Taşeron Sözleşmesi" olarak adlandırılır. Ana yüklenici, işin tamamlanma süresi ve maliyet bedeli gibi konularda taşeronla mutabakata varır.
Sözleşmenin Temel Unsurları:
- Mali ve Operasyonel Şartlar: İşin birim maliyeti, tamamlanma süresi, taşerondan talep edilen teminat bilgileri, taşeronun işverenden talep edeceği avans tutarı gibi unsurlar.
- Cezai Şartlar: İmalat süresince yaşanan gecikmeler durumunda uygulanacak cezalar ve taşerondan yapılacak olan teminat kesintileri.
İmzalanan sözleşme gereği, taşeron her ay gerçekleştirdiği imalatları hakedişlerle işverene bildirir. Bu hakedişler, genellikle aylık olarak hakediş satın alma faturaları ile belgelenir. Ana yüklenicinin nakit akışını doğru yönetebilmesi için taşeronun hakedişleri ve ödeme tarihleri kritik öneme sahiptir.
Taşeron Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar
Ana yükleniciler, projenin büyüklüğüne göre birden fazla taşeronla çalışabilir. Bu durumda her bir taşeronun sözleşme şartlarını izlemek ve hakedişlerinin sözleşmelere uygunluğunu kontrol etmek büyük bir zorluk teşkil eder. Özellikle çok sayıda taşeronun bulunduğu projelerde, hakedişlerin hazırlanması ve kontrol edilmesi, mali departmanların fatura, avans ve kesinti kayıtlarını işleme alması gibi süreçlerde aksaklıklar yaşanabilir.
Navappro İnşaat Yönetimi Yazılımı ile Taşeron Süreçleri
Navappro İnşaat Yönetimi yazılımı, taşeron sözleşmesi ve hakedişlerini yönetmek için aşağıdaki işlevleri sunmaktadır:
Taşeron Sözleşmesi Oluşturma: Keşif kartlarında oluşturulan pozlar kullanılarak taşeron sözleşmeleri oluşturulur. Bu, sözleşmenin elektronik ortamda saklanmasını ve yetkili departmanlar tarafından erişimini sağlar. Manuel tekrar hazırlama ihtiyacını ortadan kaldırır.
İş Akışları ve Onay Süreci: Taşeron sözleşmeleri için tanımlanan iş akışları, onay süreçlerini içerir. Bu sayede onaylanmamış sözleşmelere yanlış veri girişi engellenir.
Maliyet ve Fiyat Karşılaştırması: Taşeron sözleşmesi, keşif pozlarından beslenerek birim maliyetler ile işveren sözleşmesindeki satış fiyatlarını karşılaştırma imkanı sunar. Böylece maliyet kontrolü sağlanır.
İmalat Bilgileri ile Hakediş Oluşturma: Taşeron sözleşmesi satırları için düzenli imalat bilgileri, imalat günlüklerinden girilir. Bu bilgiler kullanılarak otomatik olarak hakedişler oluşturulur, yanlış fiyatlarla hakediş oluşturulması engellenir.
Onay Süreçleri: Taşeron hakedişlerine bağlı iş akışları oluşturularak onay süreçlerine tabi tutulur. Bu sayede onaysız hakedişlere hatalı veri girişi engellenir.
Otomatik Muhasebe Entegrasyonu: Taşeron hakedişleri üzerinden hakediş satın alma faturaları, avans, kesinti ve teminat hareketleri otomatik olarak oluşturulur. Bu, mali departmanların manuel kayıt işlemlerini ortadan kaldırarak uçtan uca entegrasyon sağlar.
Mali Kayıtların İzlenmesi: Mali departmanlar, taşeron sözleşme ve hakedişlerine yetkileri dahilinde ulaşarak muhasebesel kayıtlarla ilişkilendirebilir. Böylece her hakediş için hangi satın alma faturasının oluşturulduğu ve ödendiği gibi bilgiler izlenebilir.
Taşeron Değişim Formları: Taşeron sözleşmelerinde oluşabilecek miktar ve yeni birim fiyat tanımları, taşeron değişim formları aracılığıyla değiştirilebilir. Böylece geriye dönük değişiklikler takip edilebilir.
Saha Puanajı Kayıtları: Taşeron çalışanlarının saha puantaj kayıtları girilebilir. Bu sayede hangi taşeronun kaç çalışanla iş yaptığı izlenebilir ve eksik çalışan durumu hakkında uyarılar yapılabilir.
Hakediş Raporları: Taşeron hakedişleri üzerinden detaylı hakediş raporları hazırlanabilir, bu da projelerin finansal takibini kolaylaştırır.