Medikal sektörü, doğası gereği hem insan sağlığını doğrudan etkileyen kritik süreçleri barındırır hem de mevzuatların, bürokrasinin ve operasyonel detayların en yoğun olduğu sektörlerden biridir. Özellikle kamu kurumları ve özel hastanelerle Doğran Temin, Malzeme Alım İhalesi ve Hizmet Alım İhalesi usulüyle çalışan firmalar için süreç; yalnızca bir fiyat teklifi vermekten çok daha fazlasıdır.
Uzun soluklu ihalelerin bütçelenmesi, kurumların cihaz ve sarf malzeme limitlerinin takibi, kit karşılığı cihaz yönetimleri, Sağlık Uygulama Tebliği (SUT) hesaplamaları ve sahada kesintisiz hizmet vermesi gereken teknik servis ağı...
Tüm bu devasa operasyonu Excel tablolarında veya birbirinden kopuk yazılımlarda yönetmeye çalışmak, günümüz iş dünyasında hem zaman hem de ciddi finansal kayıplara yol açıyor.İşte tam bu noktada, sektörün dinamiklerini çok iyi bilen uzmanlığımızla geliştirdiğimiz, gücünü Microsoft Dynamics 365 Business Central altypasından alan Medicalapp devreye giriyor! Medikal firmalarının tüm uçtan uca süreçlerini tek bir platformda birleştiren Medicalapp’ın öne çıkan çözümlerine gelin yakından bakalım.
1. İhale Hazırlık ve Satış Pazarlama: Tekliften Projeye Kusursuz Geçiş
Medikal sektöründe cironun büyük kısmı ihale süreçlerinden gelir. Doğru hazırlık yapılmayan bir ihale, uzun vadede zarar getirebilir. Medicalapp, ihaleye hazırlık aşamasından satışın kesinleşmesine kadar geçen tüm adımları optimize eder.
- İlgili Kişiler: Müşteri ve aday kurumların tüm kurumsal bilgileri ile kurumlardaki görevli personellerin iletişim verileri tek bir havuzda toplanır.
- Ziyaret Planları: Saha ekiplerinin kurum ve çalışan ziyaretleri sistem üzerinden planlanır, onaya sunulur ve kayıt altına alınır. Hangi kuruma, hangi amaçla ne kadar zaman ayrıldığı kolayca raporlanır.
- İhale Hazırlık Kartları: İhaleye girme kararı alındığında; gerekli dokümanlar, kit, cihaz ve sarf malzeme bilgileri bu kartlarda toplanır. Süreç netleştiğinde bu kartlar tek tıkla Fiyat Teklifine dönüştürülür.
- Fiyat Teklifleri ve Maliyet Analizi: Verilecek tekliflerin maliyet çalışması sistem içinde yapılır. İhale kazanıldığında, faturalandırmaya baz olacak malzeme, hizmet ve cihaz kiralamaları otomatik olarak Paket Satış Siparişlerine dönüşür.
2. Servis Yönetimi: Cihazlarınız ve Teknik Ekibiniz Her An Kontrol Altında
Medikal cihazların (öz mal, kiralık veya konsinye) kurulumu, arıza yönetimi ve ihale şartnamelerine uygun olarak %100 çalışır durumda tutulması operasyonun en zorlu kısmıdır. Medicalapp Servis Yönetimi modülü bu zorluğu ortadan kaldırır.
- Cihaz Tarihçesi ve Takibi: Tüm cihazların hangi projede yer aldığı, geçmişte geçirdiği işlemler, değişen yedek parçaları ve şu an fiziki olarak nerede olduğu anlık olarak izlenir.
- Teknik Servis İş Emirleri: Kurulum, bakım, arıza, eğitim veya demo gibi talepler için teknik personele iş emirleri atanır. Personelin yanında götüreceği cihazlar ve gideceği kurum net olarak tanımlanır.
- Mobil İmzalı Teknik Servis Formları: Sahadaki personel işi tamamladığında, formu mobil cihaz üzerinden doldurur. Müşteriye mobil cihaz üzerinden dijital imza attırılır ve form otomatik olarak e-posta ile taraflara gönderilir.
- CCN Takip Yönetimi (Zayi ve Hata Kodları): Örneğin; 100 adetlik bir test kitinin 25. kullanımda cihaz hatasıyla boşa çıkması durumunda, üretilen hata kodu ve lot bilgisi CCN kartlarında kayıt altına alınır. Bu sayede tedarikçiye iade ve faturalandırma süreçleri eksiksiz yönetilir.
3. İdari İşler Yönetimi: Şirket İçi Düzen ve İzlenebilirlik
Güçlü bir operasyon, güçlü bir arka ofis (back-office) yönetimiyle mümkündür. Medicalapp, idari süreçleri de ERP sisteminizin bir parçası haline getirir.
- Yazışmalar: Resmi kurumlarla yapılan yazışmalar ve departmanlar arası iç yazışmalar kayıt altına alınır, geçmişe dönük izlenebilirlik sağlanır.
- Doküman Yönetimi: Cihaz kullanım kılavuzları, sertifikalar ve yeterlilik belgeleri geçerlilik süreleriyle birlikte sisteme yüklenir. Süresi yaklaşan belgeler için sistem uyarı verir; departman bazlı yetkilendirme ile veri güvenliği sağlanır.
- Kargolar ve Günlük Program: Gelen/giden kargoların takibi ve saha çalışanlarının gün içinde hangi kurumlarda olacağının planlanması sayesinde operasyonel karmaşa son bulur.
4. Mali İşler Yönetimi: SUT Hesaplamaları ve Hatasız Faturalandırma
Medikal muhasebe ve finans süreçleri genel muhasebeden çok farklıdır. Kamu kurumlarının mevzuatları ve kit karşılığı ihalelerin getirdiği karmaşık hesaplamalar Medicalapp ile otomatiğe bağlanır.
- SUT Hesaplama Formları: Özellikle kit karşılığı ihalelerde, hastanelerin yaptığı test adetlerine göre satış bedeli SUT formları aracılığıyla otomatik hesaplanır. Hastanelerin dönemsel kullanımları ve ihale limitinden kalan bakiyeler anlık takip edilir.
- Otomatik Tevkifat ve Damga Vergisi: Kamu kurumlarına kesilen faturalardaki karmaşık tevkifatlar ve damga vergileri sistem tarafından otomatik hesaplanır, fatura hatası riski sıfıra indirilir.
- Teminat Yönetimi: İhalelere verilen geçici ve kesin teminat mektuplarının takibi kolayca gerçekleştirilir.
- Proje Karlılığı : Alınan her bir iş projeye dönüştüğünde, ilgili proje için harcanan maliyet ve elde edilen geliri mukayese edin. Karlığınızı proje bazında takip edin.
Medicalapp ile Rekabette Öne Geçin!
Medikal sektörünün tüm dinamiklerine hakim, Business Central'ın esnek ve güçlü altyapısıyla harmanlanmış Medicalapp çözümü; şirketinize hız, hatasız operasyon ve tam izlenebilirlik sunuyor. Teklif aşamasından hastanedeki cihazın teknik servis formuna, SUT hesaplamasından mali işler yönetimine kadar tüm süreçlerinizi dijitalleştirerek operasyonel yükünüzü hafifletmeye hazırız.
Siz de medikal süreçlerinizi tek bir platformdan, dünya standartlarında yönetmek ister misiniz? Medicalapp ile tanışmak ve detaylı demo talebinde bulunmak için bizimle hemen iletişime geçin.